Vertragsmanagement
Verträge stellen das rechtliche Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln und unternehmerische Wertschöpfung dar. Zugleich bilden Verträge im Fall ihres unsachgemäßen Abschlusses wie auch bei ihrer Nichterfüllung oder Nichtbeachtung eine wesentliche Risikogruppe für das Unternehmen und dessen Leitungs- und Aufsichtsgremien.
Es fehlt national und international nicht an Beispielen, die belegen, dass Unternehmen und deren Leitungs- und Aufsichtsgremien wegen der Realisation sich daraus ergebender Risiken erheblichen (Reputations-)Schaden erlitten haben.
Der pflichtgemäße Umgang mit Verträgen bildet daher einen zentralen Baustein für gute Corporate Governance und das Risk & Compliance Management System des Unternehmens. Verträge müssen sorgfältig verhandelt, abgeschlossen, überwacht und abgelegt werden.
In der Praxis zeigt sich, dass bei vielen Unternehmen - zumeist aus historischen Gründen - ein solch strukturierter Umgang mit den Verträgen des Unternehmens noch nicht voll ausgebildet ist. Die Ausprägungen sind unterschiedlich, aber in Unternehmen häufig kumulativ vorhanden.
Wir entwickeln in Zusammenarbeit mit der KPMG AG für Ihr Unternehmen ein maßgeschneidertes Vertragsmanagement, das von der Verhandlungsaufnahme bis zum letzten Archivierungsvorgang die individuellen Organisationsstrukturen ihres Unternehmens berücksichtigt.
Dabei unterstützen wir das Unternehmen nicht nur bei der Identifizierung der maßgeblichen Risiken, sondern entwickeln zusammen mit dem Unternehmen eine Risikolandschaft, der die vorhandenen Prozesse eines Vertragslebenszyklus gegenüber gestellt werden. Auf dieser Grundlage entwickeln wir mit dem Unternehmen ein Umsetzungskonzept und einen Maßnahmenplan, um die identifizierten Risiken zu behandeln. Die entwickelte Struktur wird in einer Richtlinie wiedergegeben, die von dem Unternehmen in Kraft gesetzt wird.
Unterstützt wird das Vertragsmanagement durch IT-gestützte Tools, bei deren Auswahl und/oder Konfiguration wir gerne behilflich sind. Dieses soll gewährleisten, dass
. Verträge wirksam geschlossen werden
. Verträge und Vertragsereignisse überwacht werden
. Vertragsdokumente richtig erfasst und immer und vollständig hinterlegt werden
. Bei wesentlichen Verträgen ein Vier-Augen-Prinzip beachtet wird
. Einheitliche Vertragsmuster genutzt und nicht außerplanmäßig geändert werden und
. damit der Vertragsverhandlungs- und -erfassungsprozess richtlinienkonform abläuft.
Dr. Konstantin Philipp von Busekist
KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Standortleiter Köln / Leiter der Practice Group Risk & Compliance
Barbarossaplatz 1a
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